SharePoint is in het segment van de collaboration tools de onbetwiste marktleider. Voor veel organisaties zal de keuze bestaan uit de afweging wel of niet gebruik te gaan maken van deze tool. Deze blogserie bevat een introductie van samenwerken (deel 1), de voordelen van het werken met SharePoint (deel 2), de nadelen (deel 3) en de mogelijkheden om de voorbereiding en inrichting zo te doen dat er optimaal gebruik gemaakt wordt van SharePoint (deel 4).
Deze blogserie heeft als thema het samenwerken binnen organisaties. De intentie van deze serie is besluitvormers in organisaties te ondersteunen bij het maken van een keuze voor een collaboration tool; een platform om op te kunnen samenwerken. De blogs zijn gebaseerd op onze eigen ervaringen (1) in de voorbereiding en invoering van dit soort tools. De technische implementatie draagt ons inziens niet bij aan dit doel en wordt om die reden dan ook achterwege gelaten.
Deel 1, introductie van samenwerken
Onder collaboration/samenwerken verstaan wij het delen van informatie binnen een afgeschermde omgeving en het kunnen werken aan dezelfde content om bij te dragen aan de uitvoering van een bepaald werkproces. Collaboration tools worden de laatste jaren neergezet binnen organisaties onder het motto 'en nu samenwerken'. Samenwerken is niet iets dat zich op deze manier laat afdwingen. Samenwerken heeft te maken met vertrouwen hebben in de kennis en kunde van de ander om goed om te gaan met het materiaal of de ideeën die worden gedeeld. Uit de ervaringen van de kennismanagement-hausse eind van de vorige eeuw weten we dat in theorie de logica van de delen heel helder is, maar de praktijk veel complexer en minder succesvol is. Een aantal organisaties heeft de houding van delen en samenwerken weten te incorporeren in de bedrijfscultuur, voor hen is het de gewoonste zaak van de wereld geworden. De meeste projecten op het gebeid van kennismanagement zijn echter na een aantal pogingen in organisaties een zachte dood gestorven.
Waar dat aan ligt? Er wordt te weinig op gestuurd, management geeft zelden het goede voorbeeld en de tools zijn zelden zo ingericht dat het samenwerken bevorderd wordt. Uit onderzoek van het Tijdschrift IT Management blijkt dat er in slechts 40 procent van de organisaties van respondenten met een beslissende of adviserende rol op dit gebied, beleid is geformuleerd op het gebied van samenwerken/kennisborging. Tegen deze achtergrond is het dan ook niet verwonderlijk dat organisaties in het begin delen en samenwerken aan documenten is ingericht op de stelling 'open tenzij', maar na een jaar blijkt toch het merendeel van de artikelen met rechten dichtgetimmerd. Vaak gebeurt dit zonder dat daar wezenlijk bezwaar in de organisatie tegen wordt aangetekend door het management.
Aanpassen managementstijl
Om beter gebruik te maken van de beschikbare informatie moet het samenwerken onderdeel worden van de bedrijfscultuur, wat in kan houden dat de managementstijl daarop aangepast moet worden om dit proces te bevorderen. Bij elke verandering binnen een organisatie staat het hele samenspel tussen de harde kanten (systeem, structuur en strategie) en de zachte kanten (medewerkers, skills, stijl en cultuur) van de organisatie onder spanning.
Om ons heen horen we steeds vaker mensen zeggen dat de organisatie waarvoor ze werken heeft gekozen voor een samenwerkingstool. Daar komen dan altijd vragen of opmerkingen achteraan in de vorm van 'of ik er iets mee kan, moet nog blijken' en 'we gaan samenwerken'. Het uitgangspunt is vrijwel altijd het kunnen bewerken, opslaan, archiveren en bewaren van documenten voor een bepaalde tijd. En wel zodanig dat alleen degene die het recht heeft om de informatie in de documenten te kunnen bewerken of inzien, hier de rechten voor heeft.
WSS en MOSS
Eén van de meest gebruikte samenwerkingstool is SharePoint, de tool die Microsoft sinds het begin van deze eeuw in twee smaken levert: SharePoint Foundation (voorheen Windows SharePoint Services (WSS); de gratis versie) en SharePoint (voorheen Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS); de betaalde versie). SharePoint is wereldwijd de meest gebruikte collaboration tool en in Nederland ook onbetwist marktleider in dit segment.
Maar is het daarmee dan ook een goed product? Dat valt nog te bezien. Om daar een goed beeld van te krijgen, zetten we de voor-en nadelen op een rijtje. Ook dan mag dit een gegeven zijn, het succes voor de gebruikers wordt bepaald door de randvoorwaarden waaronder deze tools in de organisatie ingezet worden. Met de juiste voorbereiding en inrichting van de tool kan een hoop ellende en teleurstelling worden voorkomen.
Wat ook de conclusie van het lezen na de serie is over het wel of niet aanschaffen, de keuze die gemaakt wordt kan in elk geval op goede gronden worden gedaan en niet alleen maar omdat de organisatie 'een Microsoft-farm is' of we het 'toch al gratis in huis' hebben. De gebruiker van de tool verdient beter.
Deze bijdrage kwam tot staand in samenwerking met Lisette de Haas, consultant bij Incentro.