In deel één van deze serie is aandacht besteed aan collaboration tool in het algemeen. In deel twee en drie van deze blogserie zijn Lisette de Haas en ik ingegaan op de voor- en nadelen van SharePoint. In dit vierde en laatste deel besteden we aandacht aan de ‘organisatorische’ aandachtspunten.
Image may be NSFW.
Clik here to view.
De gehele reeks dient als handvat en aandachtspunten voor de afweging van de keuze van SharePoint. De oorspronkelijke werktitel was dan ook To SharePoint or Not to SharePoint. De aanpassing van de titel heeft in dit geval onbedoelde verwarring gezaaid. Gelukkig hebben de vele reacties op de vorige delen ons de gelegenheid gegeven deze verwarring voor een groot deel weg te nemen. Dit is dus geen technische handleiding over hoe een collaboration tool te implementeren/configureren. Een zo breed onderwerp als de keuze van een collaboration tool dekt niet de gehele lading voor alle verschillende organisaties, we hebben getracht de meest voorkomende punten in de afweging mee te nemen.
Welke tool een organisatie ook kiest om de documenten in op te slaan, of dat nu SharePoint, Alfresco Share, Teamsites of nog iets anders is, er moet vooraf nagedacht worden over een aantal uitgangspunten. Deze opslaglocatie mag er binnen de kortste keren niet net zo uitzien als de spreekwoordelijke 'omgevallen boekenkast'.
Om de tool optimaal te benutten en de samenwerking tussen medewerkers te bevorderen moeten in elk geval de volgende punten op orde zijn:
- Contentstrategie; een contentstrategie is een strategie voor de inhoud van het systeem, het biedt richtlijnen voor het beheer van de content. Het gaat dan met name om de vraag welke informatie moet worden vastgelegd en voor hoelang deze bewaard moet blijven. Tevens worden afspraken gemaakt over wat waar geplaatst wordt en hoe het makkelijk teruggevonden wordt. Maak onderscheid in persoonlijke-, afdelings- en projectinformatie.
Onder de strategie valt ook compliancy. Zodra de organisatie te maken heeft met business rules of externe vereisten, moet inzichtelijk worden gebracht aan welke compliancy regels voldaan moet worden. Hier kan de inrichting van SharePoint op aangepast worden.
- Contenthiërarchie en contentstandaarden; SharePoint kent een standaard structuur waarin alle content/data wordt geplaatst; van sitecollectie tot lijstpagina met documenten. Door de informatie te structureren ontstaat er minder snel informatie overload.
Wat is een goede structuur voor de inrichting van SharePoint? Een bedrijfsproces blijft vrijwel altijd hetzelfde. Hier en daar zal een proces ‘leaner’ worden, maar over het algemeen wijzigt het hoofdproces niet. Zodra het bedrijfsproces leidend wordt voor de structuur, dient het proces (en de onderliggende stappen) in kaart te worden gebracht. Ga na waar de huidige informatie is opgeslagen, richt de site in met blokken die overeenkomen met de structuur van het proces en plaats de informatie onder het stukje proces waar het hoort. Op deze manier wordt gelijk een stukje kennisborging behaald. Waar in het proces nog geen informatie over beschreven staat, kan dit aangevuld worden. Heeft een medewerker informatie die buiten het proces valt? Ga dan de discussie aan of het wel geplaatst moet worden. Wees voorzichtig met titels als ‘Algemeen’ en ‘Overig’. Die groeien als kool zodra de structuur niet intern als afdoende wordt doorleefd.
Naast de structuur op hoofdniveau, wordt er ook gewerkt met structuur op documentniveau. Worden er vereisten gesteld aan de vorm waarin de content wordt gepresenteerd? Vraag af wie het stuk gaat lezen en pas daar de schrijfstijl op aan (reader focused content). Is het handig om te werken met vaste koppen (of op basis van een template)?
Wordt het invullen van metadata verplicht of moet dit een vrijwillige keuze zijn? Onder metadata valt ook het toekennen van (vak)termen die van toepassing zijn op de documenten die in de collaboration omgeving staan. Denk alvast na over het definiëren van een taxonomie of de mogelijkheid om niet-gedefinieerde termen te kunnen toevoegen aan content. Als je in SharePoint iets wil kunnen terugvinden wat je collega heeft gemaakt zijn bijvoorbeeld tags of keywords essentieel voor een goede Search engine inrichting.
Resultaten uit het verleden bieden geen garantie voor de toekomst, of wel? Om op deze vraag een antwoord te kunnen geven moet een onderzoek plaatsvinden naar de huidige situatie. Hoe vaak komt het voor dat een document niet gevonden wordt, of dat een map met o zo belangrijke informatie al jaren niet bekeken is? Voer waar mogelijk een (korte) analyse uit over het gebruik van het systeem, dit kan zorgen voor extra aandachtspunten voor het inrichten van het nieuwe systeem. Vaak zie je dan ook direct op welke termen informatie teruggezocht wordt en over welke onderwerpen geen resultaten worden verkregen. Door dit inzicht kan de inrichting bijgesteld worden zodat de gebruikers informatie beter en sneller kunnen gebruiken.
- Permissies en controle; Een belangrijk onderwerp is het autorisatiebeheer. In deel 3 staat beschreven dat rechten die op het laagste niveau uitgegeven zijn, niet eenvoudig centraal aangepast kunnen worden.
Een oplossing kan zijn om met machtigingen op blok/siteniveau te werken en zo min mogelijk (tot geen) met individuele rechten. Zodra een site gevoelige of niet openbare informatie betreft, verleen dan toegang op groepsniveau. Zodra een persoon geen recht meer heeft om bij bepaalde informatie te komen, hoeft deze alleen uit de groep(en) gehaald te worden, in plaats van elke site/pagina/document af te gaan waar autorisatie voor gegeven is.
Bedenk ook goed wie (welke medewerker), wat (welke informatie uit welk proces), waar mag plaatsen (in welke site en welk deel van de structuur), bekijken, aanpassen en verwijderen. In het geval van ‘alles-open-tenzij’ kan elke gebruiker de niet gevoelige informatie lezen. Vanaf waar mag deze bewerken en zelfs verwijderen? Is het nodig dat inzichtelijk wordt gemaakt wie de content heeft gezien/toegevoegd/bewerkt en wanneer dit is gebeurd? Lang niet altijd is een trail noodzakelijk, maar als een organisatie of onderdeel zich moet verantwoorden intern of extern, is het heel handig om de 'fout', “misverstand” of “rotte appel” te reproduceren en aan te pakken.
Conclusie
In deze blogserie hebben we argumenten gegeven waarom ‘out of the box' SharePoint het beste gebruikt kan worden als een organisatie tijdelijk documenten wil delen in een bepaalde groep; voor adhoc samenwerken. Na afronding van deze periode breng je het geheel over in een Document Management System, waarmee de informatie voor een langere termijn geborgd wordt.
Op het moment dat een organisatie de punten (uit de gehele artikelreeks) in beeld heeft gebracht is het meestal zonneklaar of SharePoint het beste past bij de situatie waarin de organisatie verkeert. We weten zeker dat dan nog steeds organisaties kiezen voor SharePoint, en daar is niets mis mee, maar dan wel op basis van de juiste argumenten en niet omdat toevallig de IT afdeling het al min of meer op de plank heeft liggen en snel wil anticiperen op verzoeken uit de organisatie.